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跨越部门沟通之“坎儿”(原)  

2009-05-22 15:30:16|  分类: 职业经理人 |  标签: |举报 |字号 订阅

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对于部门主管来说,什么样的问题最让人头疼?也许每个人的烦恼各不相同,但部门配合难却是多数人的心声。调查显示:跨部门合作成为经理人高度认同的难点,超过半数的被调查经理人深为这一问题所困扰。其实不仅主管,普通员工也往往深为这个问题所困扰。下面我们与您一同分析、分享解决之道!

案例描述:

  老刘已是职业的“老革命”以下是其遭遇的新问题:我做部门经理已经有两年多了。在这之前,我是做技术和业务出身的,业务水平没的说,同事关系也一向处理得很好。所以,曾一度没把部门协调这个问题放在眼里。然而,随着企业业务的不断壮大和新业务的开展以及越来越多新生代经理人的加入,部门沟通问题突显。

我的部门有20多个员工,合作和沟通一直比较愉快,但和市场部居然正向“背对背”发展。当然,我以为,研发与市场部理应互动和配合。虽然我和市场部的张经理也反映过,但他却经常忙得无暇理睬,有时即使接受我的邀请,来参加我们的产品设计会,也根本无法完全安静下来听一听。当然,他并非对我们的工作不支持。有时也会突发奇想:“我有一个建议……”但他的想法也并不系统,一般也没有认真进行数据分析,往往支离破碎。

还有时,张经理命下属给我们部门写一个调查报告和建议书,但我并不知情。当我们拿到这个建议书时,新产品已经设计或改进完成了。而市场部门的人则说我这个人有些高傲,好像看不起市场部的工作……因为在沟通上始终不畅,我们两个部门像一条链子上的两个齿轮,但却又总无法紧密地咬合在一起。

其实,老刘的“遭遇”并不是个案。在企业快速上升的时期,大家都在忙自己的事务而疏于沟通;有时为了不把界定不清的工作揽到自己部门,而不去沟通;为了节省时间而不去沟通;怕沟通造成麻烦,还不如干脆自己闷头做;因为是不同的领域,即使沟通对方也完全不能了解自己的意思,干脆不沟通;其他部门总是给自己部门造成更多的工作负担……

这不仅是企业部门间的沟通难题,更会影响着部门之间的合作,最终会影响到企业的效益。那么,该如何解决好部门沟通的难题呢?

案例分析:

对于部门配合问题,说一切源于沟通丝毫不为过。可以说,一个管理者的管理水平和管理效率主要取决于其沟通、协调能力。尤其在平级部门中,失去了权力的强制性,谁也不服谁时,就更加考验部门主管的沟通协调能力。主管需要在部门中扮演两个角色:发言人以及公关代表。带领团队与其它部门建立良好的合作,是主管的天职之一。

回避只能使矛盾越积越深,而如果不仅回避还向下属抱怨,那就更犯了部门沟通的大忌。下属们因为对你的认同,自然会由此对其他部门产生抵触感,非常不恰当地“团结起来,抵御外敌”。

而如果你擅长踢皮球,则需要小心,当自己的部门需要帮忙时,对方也很可能以其人之道还治其人之身。

不可否认,搬出上司常常能迅速解决眼下的问题,但事实上,这通常被认为是部门主管沟通无能的表现。而且,长此以往,上司也会不胜其烦。

因此,真正的钥匙仍在部门主管自己的手中。真诚地将其他部门看作自己的战略合作伙伴,才是明智之举。和决策、执行等能力一样,沟通也是一种很重要的能力。尝试找到部门合作不畅的症结,一一攻破,会让你的沟通更有成效。

1、最大可能地利用主管会议。部门主管区别于员工的一大优势,就是他们可以经常在主管会议上碰面。不要把这样的会议当成例行公事,充分地抓住会议上的每一分钟,倾听其他部门的工作以及需求,并最大限度地吸引其他部门主管关心你的部门所做的工作,和需要配合之处,会给你以后的工作带来不少帮助。因为通常情况下,尽管身处一个公司,但因精力所限,很少有人会过多地关注自己辖外的事务。因为不了解,所以不关心,其他部门主管可能因为没意识到你所做工作的重要性,而在你寻求帮助时毫不在意。

2、确认你想要的。由于部门不同,大家在认知上难免有差异,因此明确你想要的极其重要,并且要确认对方听懂了你所说的话。这通常需要你对要求有细致、明确的界定。

3、换位思考。尽管企业总体利益一致,但不可避免的,各个部门也存在自己的小利益,而这很有可能是与其他部门利益相冲突的。只想着自己的利益和道理,一味地需要对方牺牲,自然难以赢得配合。最好的解决方式是:你先替对方想好弥补的办法。

4、把矛盾解决在暴露前。这里指的是,在正式的讨论沟通之前,先进行私下的沟通,争取事先取得一致,也就是常说的通通气。这样做的好处,一是可以把对面子的考虑成本降到最低,回旋余地大;另外也可以获得上司的赞赏,还可以为公司内友好沟通的企业文化助一臂之力。为此,部门主管之间保持适当的私人友谊是需要的。

5、跟踪到底。阿里巴巴对主管有个明确的要求:No Surprise,意思是“不要惊讶”。指的是主管必须对本部门内的事情时刻掌握,不出现因不了解而震惊的情况。在部门配合中也一样。当对方接受了你提出的要求后,必须时刻跟踪进展,不要等到最后才发现他们做的不是你想要的,或者他们做得太慢了。

6 、内部沟通不放松。或许有的部门主管还没意识到,跨部门配合顺利与否某些时候也取决于部门内部的协调。如果部门主管之间约定的事情没有及时通知下属,或者相反,都会增加合作的摩擦,减低效率。因此,保持内部时刻处于沟通畅通的状态是必需的。

7 、主动承担“灰色地带”的责任。

8、千万别告状。一旦部门配合出了问题,向上司告状是最愚蠢的选择。原因极其简单,即使这个问题由上司出面干涉解决了,但以后的沟通协调可能更麻烦。甚至,上司都怀疑你的能力。

 

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